Riippuen varmuuskopioitavan tiedon määrästä kopiointia voi tehdä joko USB-tikulle tai esimerkiksi ulkoiselle kovalevylle. Pitkällä tähtäimellä ulkoinen kovalevy on parempi vaihtoehto, sillä USB-tikut kuluvat käytössä nopeammin kuin perinteiset kovalevyt.
Varmuuskopioinnin voi hoitaa monella eri tavalla. Yksi tapa on kopioida tärkeät tiedostot käsin paikasta toiseen. Tämä on melko hidasta ja vaivalloista varsinkin, jos tiedostoja on oikein paljon. Aiemmin blogissa esitelty Allway Sync -ohjelmisto, josta voit lukea täältä tuo ongelmaan yksinkertaisen ratkaisun. Ratkaisu on ohjelmiston mahdollisuus suorittaa ennalta määrättyjen hakemistojen synkronointi automaattisesti, kun tallennusväline, esimerkiksi ulkoinen kiintolevy, kytketään tietokoneeseen. Tällä tavoin varmuuskopiointi on yksinkertaista ja nopeaa, varsinkin, jos on mahdollisuus hyödyntää yhtä tallennusmediaa vain varmuuskopiointitarkoituksia varten. Näin ollen tämä tietty varmuuskopiointiväline voi olla vain silloin kytkettynä tietokoneeseen, kun sille on tarvetta.
Toinen tapa on hoitaa varmuuskopiointi täysin manuaalisesti ja siirrellä kopioitavat tiedostot käsin varmuuskopiointimedialle. Tämä on epäkäytännöllistä ja hidasta, eikä käytäntöä voi suositella juuri kenellekään. Windows-käyttäjille on tarjolla myös Microsoftin oma SyncToy-työkalu, jolla synkronointi on yksinkertaista ja helppoa. Ilmaisen työkalun voi käydä noutamassa virallisilta kotisivuilta OS X -puolella käyttöjärjestelmään integroitu Time Machine on helppo ja näppärä tapa hoitaa varmuuskopiointi ulkoiselle kiintolevylle.
Varmuuskopioinnista on hyvä pitää myös päiväkirjaa, jotta muistaa, milloin kopiot ovat viimeksi tehty ja milloin ne tulisi tehdä uudelleen. Päiväkirjan pitämisen apuna voi helposti käyttää esimerkiksi varmuuskopiointihakemistojen nimiä. Hakemiston nimeäminen esimerkiksi kopiointipäivämäärän mukaan auttaa muistamaan, milloin tuorein varmuuskopio on tehty.
Lisäksi hakemistonimien käyttäminen "muistilappuina" vähentää ylimääräisten muistiinpanojen määrää ja samalla syntyy nopea ja erittäin yksinkertainen tapa löytää ja käsitellä jo otettuja varmuuskopioita ilman pitkiä etsintäprosesseja.
Alla vielä listaus varmuuskopioinnin tärkeimmistä nyrkkisäännöistä:
- Tee suunnitelma siitä, kuinka usein varmuuskopioit ja mitä varmuuskopioit
- Noudata tekemääsi suunnitelmaa ja käytä apuna ohjelmistoja, jotka varmuuskopoivat automaattisesti
- Pidä varmuuskopiot ajantasalla
- Vältä samojen tiedostojen päällekäiskopioita
- Varmuuskopiointi hoidetaan aina medialle, joka ei ole jokapäiväisessä käytössä
- Säilytä varmuuskopiointimedia paikassa, josta muistat kaivaa sen tarpeentullen esiin
- Pidä varmuuskopioinnistasi päiväkirjaa
